16.08.2013  Экспертиза

Во многих организациях сегодня используются отдельные программные средства для работы с документами, однако все чаще говорят о проектах внедрения централизованной системы электронного документооборота (СЭД). И для этого есть, как минимум, три весомые причины: соответствие требованиям законодательства, повышение производительности труда и сокращение издержек. Прежде всего практика внедрения централизованных систем документооборота требует всесторонней подготовки. Это объясняется необходимостью не только установить и настроить какое-то новое решение, но и изменить корпоративную культуру работы с документами. Во-первых, людям требуется привыкнуть к специфике работы с документами в новой системе, освоить принципы совместной работы с ними и отправки на согласования. Во-вторых, необходимо перейти с используемых разрозненных подсистем, которые так или иначе уже накоплены в любой организации, к единой системе документооборота. И это нередко вызывает серьезные затруднения, так как пользователи хотят остаться в привычной для них среде. В своей практике мы неоднократно сталкивались с необходимостью автоматизации работы с документами в государственных структурах, и я могу сказать, что госзаказчик в данном случае является самым требовательным, а проекты — наиболее трудоемкими. Дело в том, что новая система предлагает единую, зачастую отличную от принятой схему отработки документов (регистрация, согласование, подпись руководства), а в различных ведомствах курсирует колоссальное ... читать далее.