11.10.2010  Экспертиза

Организации с большим объемом бумажных документов могут перейти на электронные формы (e-forms), чтобы упростить документооборот, облегчить работу служащих и взаимодействие с заказчиками. Использование электронных форм вместе с системой управления корпоративным контентом (ECM) поможет уменьшить количество ошибок и ускорить обработку документов. Достаточно лишь нескольких щелчков мыши, чтобы заполнить цифровую форму и отправить ее на проверку, утверждение или в хранилище. Так как же начать этот процесс перехода на электронные формы в организации? Начните с хорошо продуманного плана. Любое изменение налаженных процессов может быть пугающим, но планирование поможет предвидеть и сгладить перипетии перехода. Готовясь к нему, нужно рассмотреть несколько аспектов, прежде всего это сроки и системные требования. Остановимся на этом подробнее. Элемент № 1: сроки Наметьте разумные сроки, чтобы все задачи были выполнены должным образом. Обычно создание электронных форм (или оцифровка бумажных) требует определенных усилий и использования специальной программы (разработчика форм), поэтому затраты времени зависят от опыта пользователя. Процесс запуска электронных форм может быть простым и быстрым и сразу позволит вам начать экономить время. Или же он может потребовать автоматизации множества потоков документооборота и займет больше времени. Конкретные сроки будут зависеть от ваших условий и сложности всей системы. Элемент № 2: системные требования Система ECM составляет основу, которая ... читать далее.